1. Устная договорённость
Если цена, скидка и срок оплаты не записаны в договоре, в споре их не доказать. Договор должен быть на каждого ученика.
Руководство
7 ошибок в учёте оплат и задолженности частной школы
Задолженность в частной школе чаще возникает не потому, что родители не платят, а из-за беспорядка в учёте: договорённости без договора, разные таблицы в Excel и запоздалые напоминания. Ниже семь частых ошибок и их решение.
2. Учёт разбросан по Excel
У бухгалтера одна таблица, у директора другая. Без единого источника о том, кто заплатил, ошибки неизбежны.
3. Ежемесячное начисление вручную
Начислять каждому ученику вручную долго, и кого-то обязательно забудут. Начисление должно формироваться из договора автоматически.
4. Скидки не фиксируются
Если не записано, кто, почему и на какой срок дал скидку, в конце года выручку не объяснить.
5. Долг замечают поздно
Задолженность должна быть видна каждый день, а не в конце месяца: кто, сколько и с какого времени.
6. Родитель не знает свой баланс
Когда родитель сам видит, сколько оплачено и сколько осталось, вопросов и недоразумений меньше.
7. Касса и отчёты отдельно
Если наличные и банковские поступления не сводятся в один отчёт, дневную выручку трудно проверить.
Как навести порядок
- 1Соберите договоры и графики оплат всех учеников в одном месте.
- 2Настройте автоматическое ежемесячное начисление по договору.
- 3Дайте право на скидки и списание долга конкретным ролям.
- 4Каждую неделю просматривайте список должников.
Частые вопросы
Как проще всего сократить задолженность?
Раньше видеть долг и вовремя напоминать родителю. Для этого учёт должен вестись в одной системе и обновляться каждый день.
Кто должен видеть финансовые данные?
Только роли с доступом к финансам. В iqbola раздел финансов виден только таким ролям.
Где родитель видит состояние оплаты?
В приложении для родителей: оплаты и остаток.
Как в iqbola ведётся ежемесячное начисление?
Начисление формируется автоматически по договору; скидки, касса и задолженность видны в одном месте, отчёты выгружаются.